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Mise à disposition des outils Microsoft Office 365

Article de la DGEO / nº 9 (septembre 2020)

Comme de nombreux cantons suisses, la DGEO a choisi Office 365 Éducation comme successeur à educanet2. Cette plateforme offre un ensemble de services en ligne conçu pour soutenir la communication, le stockage de documents, la collaboration et l’enseignement.

Mi-mars 2020, toutes les enseignantes et les enseignants de la scolarité obligatoire se sont vu·e·s attribuer une nouvelle adresse courriel (prenom.nom@edu-vd.ch) marquant ainsi la première étape de l’accès à cette nouvelle plateforme pro- fessionnelle.

Remplacement des fonctionnalités d’educanet2

Des solutions de remplacement correspondant aux autres fonctionnalités jadis couvertes par educanet2 seront égale- ment progressivement mises en œuvre avec toute la pru- dence qui s’impose en termes de protection des données.

Portail de partage de ressources

D’autres services viendront compléter le panorama des ap- plications pédagogiques dont un portail de partage de res- sources pour les professionnel·le·s de l’enseignement. Il est actuellement en cours de finalisation afin de remplacer les modules les différents groupes educanet2 de la DGEO. Ces derniers resteront cependant accessibles jusqu’en fin 2020.

Collaboration enseignant/élèves

Dès le 7 septembre 2020, les comptes Office 365 avec courriel ont été activés pour tous les élèves à partir de la 7e. Les élèves et leurs enseignant·e·s pourront ainsi accéder à Mi- crosoft Teams. Les cours et les activités seront automatique- ment présents dans Teams : les enseignant·e·s, les élèves, les classes et les groupes seront mis à jour en continu sur la base des informations présentes dans LAGAPEO.

La distribution des accès des élèves doit être coordonnée au sein de votre établissement scolaire par votre direction, les responsables informatiques ainsi que les titulaires des classes de 7P à 11S, ainsi que les classes de raccordement (Rac1 et Rac2).

Cette procédure d’attribution des accès (la lettre aux repré- sentants légaux, la gestion du compte EDU-VD, les modules d’introduction pour les élèves, les règles d’utilisation d’Of- fice 365 pour les élèves) sont disponibles sur le site de Docu- mentation Office 365.

Les élèves disposent d’un environnement contrôlé compor- tant les services suivants : 

  • Microsoft Outlook (email, calendrier)
  • Teams (conversation, fichiers, devoirs, …)
  • OneNote
  • OneDrive (cloud)

Les élève de 9-12S reçoivent une adresse de courriel stan- dard « prenom.nom@edu-vd.ch ».

Les élèves de 7-8P disposent d’une adresse de courriel avec des fonctions limitées leur permettant d’évoluer dans un environnement plus sécurisé. Cette adresse permet de rece- voir uniquement des emails provenant d’@edu-vd.ch.

Formation

La transition sera accompagnée par la Direction péda- gogique avec le soutien de la HEP Vaud. Des webinaires (formations en ligne) seront proposés pour la prise en main de Teams. Pour rappel, un site de documentation est dispo- nible depuis fin mars pour les enseignant·e·s. Son équivalent sera accessible aux élèves, dès qu’ils/elles auront suivi un module d’introduction à Office 365 et à Teams proposé par la Direction pédagogique.

Données personnelles

Les données d’Office 365 sont stockées sur un serveur dis- tant (cloud éducatif) et doivent répondre à des conditions strictes d’utilisation afin de respecter la loi sur la protection des données personnelles (LPrD).

En tant qu’enseignant·e, nous sommes amené·e·s à gérer dif- férents types de données concernant les élèves. Afin de cla- rifier la nature des données personnelles et sensibles, la Direction pédagogique a créé un site d’information présentant des situations concrètes pour vous aider à déterminer quels éléments peuvent être déposés sur cette plateforme (acti- vités pédagogiques, listes de classe, …) ou sont au contraire proscrits (justificatifs d’absence, bilans pédagogiques, com- portements d’élèves, etc.). Vous trouverez ces informations sur le site de documentation ci-dessous.

Vous êtes invités à parcourir les conditions d’utilisation d’Office 365 edu-vd.ch et à remplir ce formulaire d’ici au 30 septembre 2020 pour attester la prise de connaissance de ces informations.